導入事例の原稿確認｜確認者・修正依頼・承認の進め方

原稿を送り、返事を待ち、戻ってきた修正を反映する。これだけでは、確認する人が増えたときに判断が止まります。導入事例の確認では、誰に何を見てもらい、意見が違ったとき誰が決めるかを、取材前から考えておきます。

確認者を減らせばよいとは限りません。製品の仕様を知る人と、顧客の発言を確認する人と、掲載条件を判断する人では、見る役割が違うためです。必要な確認を残しつつ、同じ原稿が何度も行き来しない手順を作ります。

確認項目を分けると、依頼先が見えてくる

会社によって担当部署や必要な確認は異なります。一般的な一覧をそのまま全員へ送るより、今回の顧客で必要な経路を窓口へ聞きます。担当者の確認だけで公開できるのか、別の部署の承認が必要なのかを早めに確かめます。

製品説明の誤りを顧客が見つける状態で送ると、確認の負担を増やします。まず発注側で仕様や企画のずれを確認し、一本の原稿にまとめます。並行して見てもらう場合は、どの版を見ているかと、取りまとめる窓口を明確にします。

営業、製品担当、広報から相反する修正が来た場合、制作会社へ判断を丸投げしないようにします。事実としてどちらが正しいか、表現の好みか、今回の記事の主題を変える希望かを分けると、判断する相手を決めやすくなります。

たとえば営業が「支援の手厚さを強調したい」と言い、製品担当が「機能説明を増やしたい」と言う場合、どちらも事実修正ではありません。最初に決めた読者の疑問へ戻り、必要な情報を選びます。

「ここをもっとよく」「少し弱い」とだけ伝えると、書き手は意図を推測することになります。何が誤っているか、どの読者には分かりにくいか、どの情報が足りないかを示します。修正文まで決まっていなくても、理由が分かれば直す方向を相談できます。

曖昧な依頼：「導入効果をもっと分かりやすくしてください」

具体的な依頼：「現在の段落では、帳票を作る時間と承認を待つ時間が混ざっています。短くなったのは帳票作成の作業時間です。承認待ち時間が減ったという説明は削り、対象業務を明記してください」

顧客の発言を修正する場合は、本人の意味を保っているかを見ます。表現を整える範囲か、新しい主張を追加するのかを区別し、後者なら発言者へ確認します。説明を補うために書き手が作った内容を、コメントの中へ無断で入れません。

メールに添付された原稿が複数あると、古い版に修正を重ねてしまうことがあります。ファイル名へ版番号や日付を入れ、戻しを集める窓口を決めます。どの版が現時点の確認用かを、送付時に明記してください。

修正一覧には、指摘、対応、確認先、完了したかを残します。文章へ反映したものと、後日の数値確認を待つものを混ぜないためです。対応しなかった指摘も、理由を共有しておけば、次の版で同じ話に戻りにくくなります。

期限が近づいた場合は、返事のない箇所を承認済みにせず、公開日か掲載内容を相談します。未確認の数値を外して進める方法があっても、その変更で記事の主題が保てるかは見直す必要があります。

本文の確認が済んでも、タイトル、写真、キャプション、図、ロゴが未確認なら、記事全体の確認は終わっていません。PDFとWebで強調する箇所が異なるなら、両方を見てもらいます。原稿からデザインへ移す際の数字や名前の転記も照合します。

公開後は、完成したURLを顧客窓口へ共有します。承認した版と違いがないかを自社でも確認し、スマートフォンでの文字切れや画像の表示も見ます。公開の報告まで含めて担当者を決めておくと、承認を得たまま連絡が止まるのを避けられます。

外部への依頼を検討している方は、導入事例制作のサービス内容をご覧ください。